¿Quieres implantar un software de gestión? Pues vigila los costes ocultos
Implantar un software de gestión (ERP) es una de las decisiones más importantes de una empresa ya que implica una clara apuesta por la innovación y la eficacia, pero también supone un gran reto a nivel humano y sobre todo de costes. Y de eso queremos hablarte hoy, de aquellos costes que a priori tu proveedor no te cuenta y que luego terminan convirtiendo la implantación de tu sistema ERP en un viacrucis para tu bolsillo. Esos costes “ocultos” serán objeto de análisis en nuestro post de hoy porque desde Labelgrup queremos asegurarnos de que eliges tu programa de gestión ERP de la forma más clara y transparente posible.
Costes Ocultos en los Software de Gestión propietarios
Por software de gestión propietario entendemos todas aquellas soluciones que se comercializan bajo el pago de licencia por uso, como por ejemplo las ofrecidas por los fabricantes SAGE o SAP. A continuación hablaremos de los costes ocultos que encierran este tipo de programas.
Costes de mantenimiento
Son los costes que conlleva mantener tu software de gestión ERP actualizado y recibir soporte para incidencias. Si el fabricante o distribuidor es serio, te especificará claramente a lo que ascienden las cuotas y que incluye el servicio. Esto no quiere decir que esas cuotas no puedan variar a lo largo del tiempo, sobre todo cuando tu sistema ERP se queda obsoleto y el fabricante no desarrolla actualizaciones porque prefiere centrarse en otros productos más competitivos. En ese caso lo más seguro es que los costes de mantenimiento y soporte empiecen a incrementarse considerablemente, haciendo que tengas que apretarte el cinturón.
Costes de migración de datos
Consecuencia lógica de la situación anterior: tu software de gestión se queda desfasado y el proveedor ya no trabaja en él. Sólo tienes dos opciones: pagar costes de mantenimiento cada vez más caros (y con menos servicios) o directamente cambiar de programa de gestión. Esta última alternativa supondrá que vuelves a contar con una herramienta de gestión actualizada y puntera, pero tienes que tener en cuenta que el proceso de migración de datos de un sistema a otro puede salirte muy caro. Literalmente.
Ampliación de módulos
Todo en esta vida cambia y tu empresa no va a ser menos. El software de gestión ERP que te venía como anillo al dedo hace unos años, puede ser que ahora se te haya quedado pequeño. Esto puede deberse a muchos motivos: funcionalidades que necesitas y que no tiene, tecnología desfasada que ya no es tan competitiva o puede ser que simplemente el contexto legal haya cambiado… el caso es que necesitas adaptar tu programa de gestión. El fabricante o tu distribuidor seguro que pueden ayudarte a ello, previo pago por supuesto. Ahí tienes otro coste oculto.
Integrar con soluciones de 3º
Uno de los casos más característicos de coste oculto es cuando la empresa diversifica su negocio entrando en el comercio online. Es entonces cuando surge la necesidad de conectar la plataforma de ecommerce con el software de gestión de la empresa, y es entonces cuando tu fabricante o distribuidor te plantea todo un costoso proceso de integración, con el que por supuesto tú no contabas.
Costes ocultos de software de gestión libre y open source
Entendemos por software de gestión libre y open source, todas aquellas soluciones que no requieren de pago por uso, y que te permiten modificarlas y adaptarlas a tu antojo sin que el desarrollador te haga pasar por caja. Un ejemplo de este tipo de software de gestión es Odoo. Pues bien, aunque a priori pueda parecer que estas soluciones cuasi gratuitas no tienen ningún coste oculto, nada más lejos de la verdad:
Costes de implementación
Pensabas que todo sería coser y cantar, pero una vez que apuestas por un software de gestión libre te das cuenta de que para implementarlo y convertirlo en una solución útil para tu negocio vas a tener que contratar personal externo que esté especializado en esta herramienta. Además también tendrás que contar con la formación que tus empleados necesitarán para poder manejar el programa. En definitiva un suma y sigue en tema de costes no previstos
Costes de mantenimiento
Si no tienes personal técnico dentro de tu equipo lamentarás haberte decidido por este tipo de software de gestión, porque al no poder acudir ni a distribuidores ni a fabricantes, estás sólo ante cualquier incidencia o problema técnico. Eso te obligará a buscar especialistas externos que puedan darte este servicio, lo que implicará un coste extra que tendrás que negociar.
Evolución del software
En principal inconveniente de este tipo de programas de gestión. Cuando necesitas evolucionar la solucionen para ampliar funcionalidades, ¿quién está ahí? Nadie, por lo que si necesitas actualizar tu software te tocará nuevamente recurrir a externos sin la garantía de que estén lo suficientemente cualificados para adaptar tu software de gestión.
Y hasta aquí nuestro post de hoy. Esperamos haber despejados dudas sobre los costes imprevistos con lo que puede toparse un sistema ERP. En cualquier caso, si necesitas ampliar información antes de decidirte por la implantación de un software de gestión ERP, te recomendamos que descargues este ebook gratuito para conocer todas las posibilidades que ofrece el mercado. ¡Hasta el próximo post!
